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Que peut-on passer en frais ?

Dernière mise à jour : @September 23, 2022

Votre société doit supporter un certain nombre de charges pour assurer son fonctionnement. Par exemple, vous payez probablement un comptable. Mais ces charges ne s’arrêtent pas là : vous pouvez inviter un client au restaurant, acheter du matériel informatique, participer à une conférence à l’étranger ou encore offrir un cadeau à un apporteur d’affaires.

Nous allons vous expliquer pourquoi le fait de “passer des dépenses en frais” est un des superpouvoirs du dirigeant d’entreprise pour optimiser sa rémunération.

Nous présentons ici les catégories de dépenses qui font régulièrement l’objet de questions de la part des freelances, mais bien sûr elle n’est pas exhaustive ! Chacun son métier, donc chacun ses dépenses professionnelles. 😊 N’hésitez pas à poser la question à votre comptable si vous avez un doute.

💵 Pourquoi déduire ses frais

Disons que vous achetez du matériel informatique d’une valeur de 500€ TTC avec votre argent personnel. Pour gagner ces 500€, vous avez dû :

  • Facturer à vos clients environ 900€.
  • Puis vous verser une rémunération nette de 500€, qui a occasionné des charges sociales, impôts sur les sociétés et/ou sur le revenu, pour un total d’environ 400€ (ça dépend de la situation de chacun, utilisez notre simulateur pour calculer votre pourcentage de taxation global).
  • Le coût total pour la société est donc d’environ 900€.

Si c’est votre société qui achète ce matériel puisqu’il s’agit d’une charge utile à son fonctionnement :

  • 500€ est le prix TTC, mais puisque vous êtes une société vous vous ferez rembourser 100€ de TVA par les impôts un peu plus tard.
  • Les 400€ HT sont déductibles de votre résultat, vous n’aurez donc pas à payer d’impôt sur les sociétés dessus. Il ne s’agit pas de rémunération ou de dividendes, donc pas de charges sociales ou d’impôt sur le revenu non plus.
  • Le coût total pour la société est alors d’environ 400€.

Cet exemple basique permet de vous montrer que lorsque votre société prend en charge des achats, on peut considérer que votre pouvoir d’achat est doublé !

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Un détail qui a son importance : au-delà de 500€ HT, la dépense est considérée comme une “immobilisation” ; plutôt que d’être déduite du résultat de l’année en cours, elle est fractionnée et étalée sur plusieurs années - on dit qu’elle est “amortie”. Par exemple, si vous achetez un ordinateur à 1500€ HT, il sera amorti sur 3 ans. Concrètement, l’argent est sorti de votre compte en banque à la date de l’achat, mais en termes de comptabilité, seuls 500€ seront comptabilisés en charge sur l’année en cours (puis 500€ en N+1, et encore 500€ en N+2).

🧑‍⚖️ Les règles du jeu

Ce que dit la loi

Pour être comptabilisée comme une charge de l’entreprise, une dépense doit :

  1. Être directement dans l’intérêt de l’activité. Vous devez pouvoir justifier que la dépense contribue à l’activité de l’entreprise.
  2. Avoir un lien avec l’objet social. Disons par exemple que vous voulez lancer une librairie en plus de votre activité de développeur informatique, et vous vous mettez à acheter des centaines de livres. Si votre objet social n’indique que le “développement logiciel”, vous ne pourrez pas les passer en charges.
  3. Avoir lieu dans le cadre d’une gestion normale. Il doit notamment y avoir une cohérence entre le montant de la dépense et son intérêt pour l’entreprise (même si c’est assez subjectif).
  4. Être associée à une pièce justificative : généralement une facture, si possible au nom de la société mais ce n’est pas toujours possible (ex. ticket de restaurant).

Si on ne respecte pas ces règles, on s’expose à un redressement fiscal : il faudra rembourser l’impôt qui était dû selon l’administration, + entre 20 et 80% en fonction du niveau de l’abus constaté par le contrôleur et la bonne foi du dirigeant.

L’avantage en nature

Si une dépense prise en charge par l’entreprise vous sert aussi à titre personnel, on dit qu’il y a avantage en nature. Dans ce cas, vous devez réintégrer tout ou partie de ces dépenses dans votre déclaration de revenus personnelle. Généralement, on procède plutôt de cette manière :

  • La dépense est utile uniquement pour votre activité professionnelle : elle est prise en charge à 100% par l’entreprise.
  • La dépense est utile à votre activité professionnelle, mais vous sert aussi à titre personnel : on parle de frais “mixtes”. La société ne prend en charge qu’un pourcentage de la dépense (appelé “quote-part”), représentatif de la répartition pro / perso.
  • La dépense est utile uniquement à titre personnel : vous la prenez en charge avec vos moyens de paiement personnels, la société n’intervient pas.

Sachez que lorsqu’il y a un doute en cas de contrôle, le fait d’avoir reconnu un usage mixte et d’avoir pris une quote-part est apprécié, et le pourcentage précis est moins discuté.

L’abattement pour frais professionnels

Les dirigeants de sociétés à l’impôt sur les sociétés (IS) bénéficient d’un abattement de 10% pour frais professionnels sur leurs rémunérations. Cet abattement vise notamment à couvrir les frais de déplacement du domicile au lieu de travail (et inversement bien sûr 🙂), et les frais de restauration sur le lieu de travail. Dans ce cas, il ne sera donc pas possible de passer ces dépenses en charges de l’entreprise. Nous en reparlerons par la suite pour apporter plus de précisions sur chaque catégorie de dépense.

Les frais antérieurs à la création de l’entreprise

Il est aussi possible de prendre en charge les frais antérieurs à la création de l’entreprise, en remontant généralement jusqu’à 6 mois avant l’immatriculation. Certaines conditions s’appliquent, mais c’est possible même si vous ne les aviez pas indiqués dans vos statuts. Si vous n’étiez pas au courant, il est encore temps de vous les rembourser !

🗒️ Comment procéder

Quelle carte bancaire utiliser ?

Pour commencer, il faut payer quelque chose 😅 mais avec quelle carte ?

  • Autant que possible, utilisez votre carte professionnelle. Ça simplifie votre comptabilité (parce que 1 dépense = 1 transaction sur le compte bancaire = 1 justificatif), et en cas de contrôle ça montre aussi que la dépense était bien prévue comme étant professionnelle dès le début.
  • Si vous n’êtes pas sûr que ce soit autorisé de passer la dépense sur l’entreprise, vous n’êtes pas sûr d’avoir un justificatif, ou si seule une quote-part pourrait être prise en charge par la société (comme expliqué plus haut), payez avec votre carte personnelle. Vous pourrez dans un second temps vous faire rembourser par la société.

Les notes de frais

Si vous avez avancé à titre personnel des frais pour le compte de l’entreprise ? C’est là qu’intervient la fameuse “note de frais”.

Quand vous le souhaitez, vous pouvez faire un virement depuis votre compte professionnel vers votre compte personnel pour vous rembourser tout ce que vous aviez avancé à titre personnel. Ce n’est pas une rémunération, et ce n’est pas imposé. Cela revient à la même chose que si vous aviez payé avec votre carte professionnelle.

Gardez bien quelque part le lien entre la transaction bancaire et les frais remboursés, particulièrement si vous vous remboursez plusieurs dépenses d’un coup. Certains outils facilitent ce processus.

Dans le cas des charges mixtes, la société ne peut vous rembourser que la quote-part liée à l’activité professionnelle.

Prévoyez une session de revue de vos dépenses personnelles une fois de temps en temps. En parcourant rapidement les transactions sur votre compte personnel, vous serez sûr de ne pas oublier de vous rembourser certaines dépenses. L’essentiel est de le faire avant la clôture du bilan mais c’est plus simple de le faire par exemple tous les 3 mois pour ne pas totalement oublier le contexte de chaque dépense.

Gardez en tête qu’en cas de contrôle fiscal, vos comptes bancaires personnels seront également contrôlés, pas seulement votre société. Si vous vous remboursez des notes de frais, il faut donc que la transaction existe dans votre compte, à moins que vous puissiez justifier que vous les avez payées en liquide.

Gardez vos justificatifs !

Dans tous les cas, pas de justificatif = pas de prise en charge par la société ! Alors conservez précieusement vos factures. Elles doivent indiquer la date, le montant, la TVA, l’identité du vendeur. Le nom de votre société doit apparaître autant que possible, même si bien sûr c’est rarement le cas pour un ticket de restaurant.

Conservez les originaux de vos justificatifs. S’ils sont en format papier (ex. ticket de restaurant encore une fois), vous pouvez utiliser une application de numérisation à valeur probante pour pouvoir vous débarrasser du papier. Auparavant il fallait acheter une application spécialisée comme Expensya ; maintenant, les banques en ligne comme Qonto en proposent les fonctionnalités de base dans leur abonnement.

À chaque fois qu’une dépense est engagée pour quelqu’un d’autre (invitation d’un client au restaurant, cadeau à un apporteur d’affaires, organisation d’un séminaire, etc.), conservez les noms des personnes concernées et le lien qu’elles ont avec votre société. Ces éléments seront demandés en cas de contrôle, même s’il est très rare qu’un contrôleur appelle ces personnes.

💻 Matériel informatique

✅ Mais attention à la part mixte

Les ordinateurs, téléphones, écrans, et autres matériels informatiques peuvent être pris en charge par la société. Toutefois vous devrez souvent les considérer comme des frais mixtes, quitte à considérer 90% en professionnel.

Si par exemple vous passez 100% d’un téléphone sur votre société, assurez-vous d’avoir un téléphone personnel à côté.

🌐 Box Internet et téléphone

✅ En charges mixtes généralement

Votre société peut vous rembourser vos abonnements d’Internet et de téléphone, mais à moins que la ligne soit au nom de votre entreprise et que vous ayez une autre ligne pour vos besoins personnels, il faudra considérer une quote-part. Vous pouvez sans problème vous rembourser 80% de ces abonnements, certains freelances vont même jusqu’à 90% (si vous savez le justifier, pourquoi pas !).

📱 Abonnements divers

✅ Si usage professionnel

Prenons quelques exemples :

  • Netflix : compliqué à justifier en pro dans la plupart des cas.
  • Spotify : idem.
  • Amazon Prime : si vous ne faites que des commandes professionnelles, la société peut prendre 100% en charge. Sinon, prenez une quote-part (ex. 50%).
  • Google Drive : 100% société souvent justifiable.

🏡 Charges du logement

⚠️ Très encadré

Si vous exercez une partie de votre activité à domicile, ne serait-ce qu’une heure par jour, votre société peut vous verser un loyer correspondant à son utilisation partielle de votre logement. Elle peut aussi prendre en charge une partie de votre facture d’électricité, d’eau et d’assurance habitation. Toutefois, le sujet est très encadré et de nombreuses règles et conditions doivent être respectées. Consultez notre article pour en savoir plus.

🍽️ Restaurants

✅ Si vous invitez des partenaires professionnels

Si vous mangez seul :

  • Comme expliqué plus haut, les dirigeants de sociétés à l’IS bénéficient d’un abattement de 10% sur leur déclaration de revenus personnelle pour “frais professionnels”. Ces derniers incluent les frais de restauration sur le lieu de travail. Dans ce cas, vous ne pouvez donc pas déduire vos repas quotidiens si vous êtes seul.
  • Si vous êtes aux frais réels (ex. en EI ou EURL à l’IR), vous pouvez déduire vos frais de repas quotidiens à condition que l’éloignement de votre lieu de travail par rapport à votre domicile soit suffisant pour justifier que vous ne pouvez pas rentrer chez vous. Si vous travaillez à au moins 30 minutes de la maison, cela suffit à justifier que vous ne pouvez pas rentrer manger sur la pause déjeuner. Et même si l’éloignement est suffisant, une part de 5€ reste non déductible (considéré comme le coût d’un repas à la maison), et un plafond de 19,40€ par repas doit être respecté. En théorie, la société ne peut donc prendre à sa charge qu’un maximum de 14,40€ par repas. Dans les faits, la part non déductible et le plafond ne sont pas toujours totalement respectés. Cela s’applique généralement au repas du midi. Pour pouvoir prendre en charge le repas du soir, il faudrait pouvoir justifier que vos horaires de travail ne vous permettent pas de rentrer dîner chez vous.

Si vous invitez des partenaires professionnels :

  • Il s’agit de repas d’affaires, ils peuvent donc être pris totalement en charge par la société. Gardez bien quelque part les noms des clients, prestataires ou partenaires que vous avez invités pour justifier l’intérêt professionnel du repas en cas de contrôle.
  • Attention, si le total des frais de frais de réception, restaurants et spectacles dépasse 6100€ par an, cela devra être indiqué dans le relevé des frais généraux. Ce signal peut contribuer au déclenchement d’un contrôle fiscal.

Si vous invitez des personnes qui ne sont pas des partenaires professionnels :

  • Ce n’est pas une dépense professionnelle, et la société ne pourra pas les prendre en charge. N’utilisez pas votre carte pro dans ces cas-là. 🙂

Au restaurant, faites attention à garder le bon ticket ! Il doit bien faire apparaître la TVA. Généralement, c’est celui qu’on vous donne après avoir payé (on s’est tous fait avoir au moins une fois…).

🎁 Cadeaux

✅ Si c’est correctement justifié

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos partenaires professionnels (ex. clients, fournisseurs, apporteurs d’affaires, etc.) dans le cadre de votre relation commerciale.

Repas, vins, chocolats, livres, évènements… C’est vous qui voyez ! Mais comme d’habitude, gardez les coordonnées de la personne concernée et son lien avec votre activité pour justifier la dépense en cas de contrôle. Le montant doit aussi être cohérent avec l’importance de ce partenaire pour votre activité. Ne faites pas un cadeau d’une valeur de 5000€ à un client qui vous a rapporté 100€.

Vous ne récupérerez pas la TVA sur les cadeaux d’affaires d’une valeur de plus de 73€, mais ça reste intéressant tout de même.

Attention, si le total des cadeaux dépasse 3000€ par an, cela devra être indiqué dans le relevé des frais généraux, qui peut être une base de signal pour un contrôle fiscal.

🧳 Voyages

✅ Mais attention à la part mixte

Si vous devez voyager pour rendre visite à un client, réaliser un audit, faire du démarchage commercial ou encore participer à une conférence, votre société peut prendre en charge le déplacement. Ceci inclut le transport (train, avion), le logement (hôtel, Airbnb), et les frais de repas même si vous mangez seul (sous conditions, voir la notion de “grand déplacement”).

Il arrive parfois qu’un voyage soit à la fois à caractère personnel et professionnel. Par exemple, vous allez à une conférence et vous décidez de rester une semaine de plus sur place, ou alors vous emmenez votre conjoint avec vous en déplacement. Dans ces cas, votre société peut tout de même prendre en charge une quote-part, que vous déterminerez en fonction de votre répartition estimée du pro / perso sur ce voyage.

Attention, si le total des voyages et déplacements dépasse 15000€ par an, cela devra être indiqué dans le relevé des frais généraux, qui peut être une base de signal pour un contrôle fiscal.

🚃 Transport

✅ Sauf le trajet domicile-travail

Comme expliqué en introduction, le trajet domicile-travail est déjà couvert par l’abattement de 10% pour frais professionnels des dirigeants de sociétés à l’IS. Ils ne peuvent donc pas être déduits. Pour les dirigeants de société à l’IR, ils n’ont pas bénéficié de l’abattement, donc le trajet domicile-travail peut être déduit. Les frais de transport hors domicile-travail peuvent être déduits dans tous les cas.

Il faut savoir que la TVA ne peut pas être récupérée sur les frais de transport de personnes, quels que soient les moyens utilisés (route, fer, air, eau).

Pour la voiture, le système des indemnités kilométriques est généralement utilisé, basé sur le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Le sujet est très encadré et assez complexe, nous ferons un article sur le sujet.

🏪 Courses

⚠️  Possible mais regardé de près

Si vous organisez un dîner ou un évènement professionnel à votre domicile, vous pouvez déduire les courses et les frais de traiteur. Comme c’est tout de même assez peu commun, préparez-vous à bien justifier la dépense. En dehors de ce cas particulier, ce n’est pas autorisé.

🎤 Spectacles

⚠️ Possible mais regardé de près

Les billets de spectacles, évènements sportifs et concerts peuvent être achetés par la société, mais il faudra bien le justifier : gardez le nom du partenaire professionnel et sa relation avec votre activité.

🎩 Coiffure, dentiste, vêtements

❌ Généralement non déductible

En règle générale, votre société ne peut prendre en charge ces dépenses que si votre activité vous l’impose. Par exemple, un avocat peut déduire sa robe mais vous ne pouvez pas déduire vos cravates.

C’est accepté si vous avez une activité de représentation : animation de conférences, télévision, éventuellement démarchage commercial (mais le fait de voir ses clients ne suffit pas).

N’hésitez pas à en discuter avec votre comptable, et prenez éventuellement une quote-part (ex. 50% de vos costumes).

🤴 Dépenses somptuaires

❌ Interdit

Le fisc définit certaines dépenses considérées comme “somptuaires”, qu’il n’est pas possible de prendre en charge avec une société :

  • La location ou l’achat d’une villa d’agrément ou de plaisance.
  • Les dépenses de chasse ou de pêche.
  • L’entretien ou l’utilisation de yachts et de bateaux de plaisance.